【クラウド在庫管理アプリ「nanco」のコラム】棚卸しとは、帳簿上の在庫数と実際の在庫数を突き合わせ、差を見つけて正す作業です。実地棚卸し・帳簿棚卸しの種類、基本の5ステップ、時期と頻度、よくある失敗と対策、バーコードやアプリでの効率化まで現場目線でまとめました。
月末の閉店後。売り場と倉庫をひととおり数えて事務所に戻ると、帳簿の在庫は128個。いま数えてきた現物は124個。
「4個、どこにいった？」
この、帳簿と現物のズレを見つけて、正しい数に直す作業が棚卸しです。
このページは、棚卸しの全体像をひとつにまとめた総合ガイドです。定義とやり方はもちろん、現場で実際に起きる失敗、業種ごとの違い、決算との関係まで、順番に読めば流れがつかめるように並べました。気になる章から読んでいただいても大丈夫です。
先に、要点だけ。棚卸しとは、帳簿の在庫数と実際の数のズレを見つけて正す作業です。手順は「準備 → 数える → 突き合わせ → 原因調査 → 確定」の5つ。時間を食うのは数えることより、数えたあとの転記と突き合わせなので、そこを軽くするほど棚卸しは楽になります。ひとつだけ動かせないのが、決算期末の棚卸し。期末の在庫金額がそのまま利益の計算に使われるので、省略はできません。
棚卸しとは、帳簿上の在庫数と実際の在庫数を突き合わせ、差異を見つけて正す作業です。倉庫や売り場にあるものをひとつずつ数え、記録と照合します。
帳簿が正しければ、そもそも数え直す必要はないはずですよね。
ところが実際の現場では、帳簿と現物は少しずつズレていきます。
こうした「記録されない出入り」が毎日すこしずつ積み重なって、月末にはまとまった差になります。
ズレた帳簿を放っておくと、どうなるか。
「在庫はあるはず」と発注を見送って欠品する。逆に、あるのに二重で発注してしまう。
在庫の数字が信用できなくなると、そのあとの判断がぜんぶ狂います。
だから、定期的に現物を数えて、帳簿を現実に合わせる。これが棚卸しの役割です。
💡「棚卸し」は「たなおろし」と読みます。棚の商品を下ろして数えたことが語源とされ、「棚卸」と表記されることもあります。なお、仕事の内容を洗い出す意味の「業務の棚卸し」は、この作業にたとえた別の使い方です。この記事では在庫の棚卸しを扱います。言葉の意味・語源・ビジネス用語としての使い方は棚卸しの意味にまとめています。
棚卸しは、大きく2つに分かれます。
| 種類 | やること | 特徴 |
|---|---|---|
| 実地棚卸し | 現物をひとつずつ数える | 現物が基準なので確実。そのぶん人手と時間がかかる |
| 帳簿棚卸し | 入庫・出庫の記録から理論上の在庫数を計算する | 手間は小さい。ただし記録に漏れがあると、そのままズレる |
大事なのは、この2つはどちらかを選ぶものではなく、組み合わせて使うものだということです。
ふだんは記録（帳簿）で在庫を把握し、定期的に実地棚卸しで現物と突き合わせて記録を正す。これが基本の型です。
実地棚卸しには、進め方が2通りあります。
日時・範囲・担当者を決めます。数える対象の一覧（棚卸表）を用意し、記入欄を作っておきます。
売り場や棚が散らかっていると数え間違いが増えるので、事前の整理も準備のうちです。
2人1組が定番です。ひとりが数え、ひとりが記録します。
数え漏れと二重カウントを防ぐため、エリアを区切って担当を割り、数え終えた棚には「済み」の目印を付けていきます。
数えた結果と帳簿を比べて、差があるものをリストアップします。ここではまだ直さず、まず差の全体が見えるようにします。
差異の大きいものから、原因を調べます。入力漏れか、破損の記録忘れか、置き場所の違いか、それとも数え間違いか。
帳簿を実際の数に直し、棚卸表を保存します。差異の原因と対策もひとこと添えておくと、次回の棚卸しがぐっと楽になります。
💡 いちばん省略されがちで、いちばん価値があるのがステップ4の原因調査です。数字だけ合わせても、ズレを生んだ仕組みが残っていれば、翌月また同じ差が出ます。全部は無理でも、差異の大きい上位10件だけは原因を追ってみてください。
1週間前の計画から当日の時間割、終了後の振り返りまで、実際の段取りは棚卸しのやり方（時間軸の手順ガイド）で順を追って説明しています。
棚卸しの頻度は、決算期末の年1回が最低ライン、月1回が多くの現場の標準です。そのうえで、代表的なパターンは3つあります。
| タイミング | 位置づけ |
|---|---|
| 決算期末（年1回） | 最低ライン。期末の在庫金額を確定するために必要です |
| 月次（月1回） | 多くの現場の標準。月末に締めて帳簿を正します |
| 週次・循環 | 差異が小さいうちに見つかる。原因の特定もしやすい |
頻度を上げるほど、1回あたりの差異は小さくなり、原因調査は楽になります。
月1回の棚卸しで40個ズレていたら、原因はもう追いきれません。でも週1回で数個のズレなら、「あ、あのとき出したサンプルの分だ」と思い当たれます。
ただし、頻度を上げるうえで最大の壁が「1回の棚卸しが重い」ことです。数えるのに半日かかる作業を、毎週はできません。
ここを解くのが、あとで説明する効率化です。
はじめての方向けに、そのまま使えるチェックリストにしておきます。前日までに全部そろっていれば、当日は数えることだけに集中できます。
💡 単位の取り決めは、はじめる前に必ず。「1ケース＝24本入り」を「1」と数える人と「24」と数える人が混ざると、それだけで大きな差異が生まれます。
現場でくり返し起きる失敗は、だいたい決まっています。先に知っておくだけで、かなり防げます。
対策: エリアを区切って担当を分け、数え終えた棚に「済み」の目印を付けます。2人1組で、数える人と記録する人を分けるのも効果的です。
紙に書いた数字をExcelに打ち込むとき、写し間違いが起きます。数えた数は合っていたのに、帳簿に入る数字が違う——もったいないズレです。
対策: 「書いてから打ち込む」の工程を減らします。数えた場でそのまま入力できる仕組みにすると、転記そのものがなくなります。
対策: 手順のステップ4そのものです。原因がわかれば、記録ルールのどこを直せばいいかが見えてきます。
製造業の現場では、月末に3〜4人がかりで半日から1日かけて数えるところも珍しくありません。そして午後になるほど、数え間違いは増えていきます。
対策: 一度に全部を数えず、循環棚卸しで小分けにします。集中力が持つ時間内に終わる計画にすることが、結局いちばんの精度対策です。
サンプルで持ち出した分、試食で開けた分、割れて捨てた分。レジや入出庫の記録を通らない出庫は、放っておくと毎月の「原因不明のズレ」になります。
対策: 捨てた・持ち出した、その場で記録する仕組みを作ります。あとでまとめて、は忘れます。
なお、すでに出てしまった差異の直し方は、棚卸しをしないとどうなる？差異の原因と直し方で「特定の商品だけ毎回マイナス」などの症状別に説明しています。
棚卸しのやり方は、道具でいうと3段階あります。
| 段階 | 進め方 | 残る手間 |
|---|---|---|
| 紙の棚卸表 | 印刷したリストに手書きで記入 | 集計とExcelへの打ち込み。写し間違いも起きる |
| Excel | 集計は自動化できる | 「数える→書く→打ち込む」の流れは同じ。現場とパソコンの往復が残る |
| 在庫管理アプリ | スマホで数えて、その場で入力 | 転記がなくなり、差異も自動で計算される |
ここで一度、立ち止まって考えてみてください。
棚卸しの時間のうち、純粋に「数えている」時間はどのくらいでしょうか。
実は多くの現場で、時間を食っているのは数えることではありません。数えたあとの転記・突き合わせ・帳簿の修正です。
書き写して、Excelに打ち込んで、帳簿と見比べて、直す。この「数えていない時間」を削ることが、効率化の本丸です。
もうひとつの鍵がバーコードです。読み取れば「どのアイテムか」の特定が一瞬で終わり、探す・見間違えるがなくなります。既製品のJANコードのほか、型番や管理番号から自分でバーコードを作ってラベルを貼る方法もあります。
→ 導入事例: アプリの導入で棚卸しの時間を80%削減したクリエイトワン
ここでは、私たちが開発しているクラウド在庫管理アプリ「nanco」で棚卸しをする場合の流れを紹介します。前の章の「転記・突き合わせ・修正をなくす」を、そのまま形にした機能です。
エリアごとに少しずつ進められるので、循環棚卸しにも向いています。ハンディターミナルのような専用機器は要らず、ふだんのスマホで始められます。
くわしくは棚卸し機能の紹介ページにまとめています。
同じ「棚卸し」でも、業種によって苦労のポイントは違います。
完成品だけでなく、材料、作りかけの仕掛品、切り残しの端材まで数える対象になります。とくに端材は「どこに何があるかは工場長の頭の中」になりがちで、棚卸しのたびに苦労するポイントです。エンドミルやドリルなど工具・消耗品も対象に含めると、発注漏れが減ります。
一斉棚卸しの負担がとくに大きい業種で、小分けの循環棚卸しと相性がよい分野です。
→ 導入事例: パーティグッズメーカー・アイコの在庫管理
売り場と倉庫に加えて、ECの注文分も動きます。差異の主な原因は、試食・サンプル・破損廃棄といったレジを通らない出庫。月末の「原因不明のズレ」の正体は、たいていこれです。
在庫切れに気づかず注文を受けてしまう「売り越し」を防ぐ意味でも、小さな棚卸しを高頻度で回すやり方が向いています。
食材は仕込みで形が変わり、廃棄（ロス）も日常的に出ます。原価率を正しくつかむには月次の棚卸しがほぼ必須です。数える対象を「金額の大きい主要食材」に絞って軽くする工夫も有効です。
→ 導入事例: クラフトビール醸造所 THIS BREWING の在庫管理
最後に、経理・決算まわりの話です。
なぜ会社は決算前に必ず棚卸しをするのか。期末の在庫金額が、利益の計算にそのまま使われるからです。
決算では、期末に残っている商品や材料などの在庫を棚卸資産と呼びます。売上原価は、次の式で計算されます。
売上原価 ＝ 期首の在庫 ＋ 当期の仕入れ − 期末の在庫
期末の在庫を数え間違えると売上原価が変わり、利益が変わります。利益が変われば税額も変わる。だから決算期の棚卸しは、「やってもやらなくてもいい作業」ではなく、決算の土台なのです。
押さえておきたいポイントは3つです。
💡 この章は概要だけにとどめています。評価方法の選択や税務上の細かい扱いは事業の状況によって変わるので、税理士や会計士に確認するのが確実です。
在庫の数字が合っている。それ自体は地味なことですが、発注も、販売も、決算も、すべてこの土台の上に乗っています。
まずは次の棚卸しで、原因調査まで含めた5ステップを試してみてください。「またズレた」で終わらない棚卸しに、一歩近づくはずです。
なお、正した在庫データの活かし方は、在庫日数の計算方法や在庫回転率とはで続けて読めます。
